Mówi się, że nieważne, jak się zaczyna, lecz jak się kończy. Ja się kłócić nie będę w kwestii tego, że rezultat finalny jest kluczowy – zgadzam się! Jednak od samego początku można wpłynąć na to, żeby efekt był jak najlepszy. Jednym z czynników wspierających skuteczną rekrutację jest transparentna komunikacja. Rekruter, który będzie reprezentował Cię przed kandydatami i wspierał w całym procesie, powinien mieć jak najlepsze zrozumienie roli. Dlaczego?
- Na podstawie kompleksowych informacji od Ciebie przygotuje najwłaściwszą strategię dotarcia do utalentowanych kandydatów.
- Dotrze w ten sposób do odpowiednich kandydatów.
- W skuteczny sposób poprowadzi kandydatów otwartych na oferty pracy, ale i zachęci tych, którzy w tym momencie nie myśleli o zmianie.
- Gdy wszystkie osoby zaangażowane w proces rekrutacyjny mówią o stanowisku tym samym językiem, co Ty – budujesz wiarygodność przed kandydatami, a jest to istotny czynnik pozytywnego candidate experience. W ten sposób wpływasz zatem na dobrą opinię firmy jako pracodawcy (a Ciebie – jako przełożonego!).
Co powinien zawierać briefing?
Efektem spotkania otwierającego rekrutację (briefing, intake meeting, intake session, job brief etc.) powinno być ustalenie:
- Zadań w roli, wymagań względem kandydatów oraz proponowana oferta – czyli klasyczne trio widoczne najczęściej w ogłoszeniach. Realnie trzeba te elementy omówić, ale w jaki sposób – o tym już za chwilę.
- Procesu rekrutacyjnego – poszczególnych etapów, osób zaangażowanych i ich odpowiedzialności, ewentualne zadania rekrutacyjne etc. Warto też zadbać o ustalenie tego, ile czasu poświęcamy na poszczególny etap, decyzję – aby zapewnić sobie i kandydatom płynność procesu.
- Strategii sourcingowej i selekcyjnej – a więc ramy działań. Dotarcie do kandydatów to praca po stronie rekrutera, jednak to Ty często doskonale wiesz, czym charakteryzuje się dana target grupa i gdzie można ją znaleźć. Twoje rekomendacje będą nieocenione. Konieczne jest też ustalenie metody oceny kandydatów, czyli stworzenie scorecardu – najczęściej prostej tabelki ułatwiającej obiektywną i opartą na skali ocenę kompetencji.
W kwestii punktu drugiego i trzeciego odpowiednio poprowadzi Cię wykwalifikowany rekruter. Jednak wracam do punktu pierwszego, aby dać Ci kilka podpowiedzi. Przede wszystkim – jest to ważna część spotkania. Jasne, jeśli przesłałeś/aś rekruterowi dokument z opisem stanowiska, to już ma jakąś bazę, ale to nie wystarczy. Ważne jest, abyś najpierw sam/a podjął/podjęła refleksję nad tym, kogo poszukujesz do swojego zespołu.
Scenariusz spotkania
Cel stanowiska
Formatki opisów stanowisk często się od tego właśnie zaczynają i to nie jest przypadek. Ta część często jest traktowała pobłażliwie, a stanowi tak naprawdę punkt wyjścia do dalszej rozmowy. Definiując rolę, trzeba najpierw ustalić, po co jest ona powołana w organizacji i na podstawie jakich rezultatów określana jest jej skuteczność.
Dopiero wtedy jesteśmy w stanie określić, jakie kompetencje są potrzebne, aby nowa osoba odniosła sukces w roli. Nie potrzebuje przekalkowanych kompetencji osoby będącej w tej samej roli, bo będzie miała własne cele indywidualne. Poza tym, nawet gdy stanowisko jest to samo, to jednak zadania zawsze będą się w jakiś sposób różnić, a praca zespołowa będzie tym bardziej efektywna, gdy nowa osoba będzie do celów dochodzić… nieco inaczej.
Wymagane kompetencje
Gdy już wiesz, po co jest powołane stanowisko i po czym poznasz, że realizuje swoje cele, łatwiej jest określić, jakich kompetencji potrzebuje dana osoba, aby skutecznie działać w swojej roli. Pomyśl o:
- Szczególnych wyzwaniach w roli – jakie kompetencje są potrzebne w tych najtrudniejszych momentach. Warto poznać też perspektywę innych członków zespołu.
- Potrzebnej wiedzy np. z zakresu inżynierii materiałowej, prawa pracy, księgowości, marketingu…
- Umiejętnościach, które pozwalają wiedzę przekuć w skuteczne działania: techniki sprzedaży, negocjacje, współpraca…
- Postawy, która pozwoli nowemu pracownikowi dobrze odnaleźć się w organizacji i radzić z wyzwaniami: umiejętności uczenia się, otwartość na zmiany…
Dopiero na tej podstawie można określić, jakie są przypuszczalne doświadczenia, z jakimi dana osoba powinna przyjść na rekrutację. Ale czy zawsze trzeba i warto określać to na poziomie doświadczeń? Umiem wyobrazić sobie sytuację, że ta jedna właściwa osoba nie odnajduje siebie w opisie oczekiwanych doświadczeń – i nie aplikuje. A posiada wszystkie wymagane kompetencje.
Zadania na stanowisku
Pewnie znasz je na pamięć. Ale rekruter ich nie zna, a kandydat z kolei bardzo chce poznać… najczęściej – każdy szczegół. Trudno tego nie zrozumieć – w zależności od zakresu zadań będzie się kształtować codzienność tego człowieka.
Transparentny opis zadań to – jak wskazuje tegoroczny raport Candidate Experience przygotowany przez pracuj.pl – jeden z najbardziej niedocenianych przez pracodawców element rekrutacji. Tylko 38% pracodawców wierzy w to, że dla kandydatów opis stanowiska jest kluczowym faktorem podjęcia decyzji o zaaplikowaniu. Podczas, gdy jest to jeden z najważniejszych czynników dla aż 88% respondentów!
Dlatego śmiało wejdź szczegóły. Które zadania są realizowane codziennie, a które sporadycznie? Z kim są realizowane jakie projekty? Co te projekty za sobą niosą? Jaki będzie efekt dla organizacji? Czy są wyjazdy służbowe? Jakie aktywności są wyjątkowo trudne? A które są żmudne, monotonne? Jakie zadania są najlepszą dźwignią rozwoju? … Pomóż – najpierw rekruterowi, a później kandydatowi – wyobrazić sobie pracę w tej roli.
Jest Ci trudno to poskładać? Poproś o pomoc zespół, który na co dzień realizuje te zadania. Może rekruter mógłby zrobić z nimi (lub z jedną osobą) choć półgodzinną sesję? A może mógłby nawet poobserwować pracę tych osób z boku? Miałam kiedyś okazję towarzyszyć handlowcowi podczas dnia pracy, gdy dla danej organizacji prowadziłam rekrutację na pokrewne stanowisko. Nic nie wytłumaczyło mi lepiej roli.
Oferta dla kandydatki/kandydata
Umowa o pracę? B2B? Benefity? Ok, przez to przejdziemy sprawnie. Bo to tylko wierzchołek góry lodowej. Kandydaci najczęściej przeczytają już o tym w ogłoszeniu. A jakie pytania zadadzą na rozmowie rekrutacyjnej?
- W jaki sposób mogę się dalej rozwijać w Waszej organizacji? Jakie są możliwe przejścia wewnętrzne? Najnowszy raport Candidate Experience wydany przez eRecruiter (Raport Candidate Experience w Polsce 2023 (erecruiter.pl)) wskazuje na to, że ponad połowa ankietowanych oczekuje tej informacji już podczas pierwszego kontaktu z rekruterem!
- Jakie przewidujecie szkolenia na tym stanowisku? Czy można liczyć na dofinansowanie?
- Co robicie, aby pracownicy dobrze się czuli w firmie?
- Jaka jest kultura organizacyjna i model zarządzania?
- Na jakie wsparcie w zakresie realizacji mojej ścieżki kariery mogę liczyć?
- Jaki jest styl zarządzania mojego/mojej przyszłej/go przełożonego/przełożonej?
I wiele innych. To super! Im więcej pyta kandydat, tym bardziej zaangażowany kandydat, traktuje poważnie zmianę pracy i chce podjąć właściwą decyzję. A Ty? Znasz już odpowiedzi na zadane wyżej pytania?
To wszystko – i jeszcze więcej – składa się na pełną ofertę i jej odbiór. Tu nie chodzi tylko o dostarczenie kandydatom odpowiedzi na pytania. Wszystkie te informacje to narzędzie w rękach rekrutera, aby dotrzeć i włączyć do procesu tych najlepszych. A o to przecież chodzi, prawda?
Mam nadzieję, że powyższe podpowiedzi pozwolą Ci dobrze rozpocząć rekrutację, a tym samym zmaksymalizować szanse na sukces rekrutacyjny!
